张云青继续讲道：“第二条，就是签证洽商的时效性。
在合同中，对签证洽商的时效性是有明确规定的。
从签证洽商事件发生起开始计算时间，超过七天未申报的，视没有发生额外的费用。”
有劳务队伍造价人员提问道：“有些长期发生的项目，这个时效性怎么计算？比如：水车的费用就可能是每个月都在发生。”
张云青解答道：“像水车这种长期发生的费用，以每个月办一张签证为妥，但是在签证的后面附一张明细表，详细地记录水车在每天发生的台班实际情况，并经甲、乙双方的现场管理人员签字确认，商务部人员做不到每天来现场签字确认，但是会隔三差五的到现场抽查数据。
如果抽查的数据与现场记录的数据出入较大，则以商务部抽查的为准，并且在下个月加大抽查的频率。”
张云青接着讲解要求道：“第三条，商务部对签证洽商的参与程度。
为了保证签证洽商的真实性，避免办理一些凭空捏造出来的签证。
特别要求的是：
每次签证洽商事件发生时，劳务队伍、供应商都必须要同时通知项目部的对应生产人员和商务主管于丹珍。
如果没有通知商务部主管于丹珍到现场去查看的签证，我们视没有发生过，产生的费用与我司无关。
如果通知了商务部主管于丹珍，但是她没有时间去现场查看，也没有协调安排其他商务人员到现场配合查看，则于丹珍有责任和义务在生产查看的签证上签字。”
有劳务队伍问道：“这是不是说明，只要没有通知过商务部的人员去现场看的签证，是否就是完全不认可发生的费用？”
张云青解答道：“是这个意思。”
刚才提问的劳务队伍继续问道：“那如果现场有一块区域新栽了一棵椰子树，这样没有及时通知是否可以签证确认呢？”
张云青解答道：“这种情况不属于隐蔽工程，可以在竣工图上明确反映的，没有争议的内容，就不用办理签证。签证是特指对隐蔽工程的确认，对实施后没有办法进行鉴定的内容进行现场确认。
就拿刚才栽了一棵椰子树来说，你是新栽的情况下就不用办理签证。
如果你是移栽一棵椰子树，你在移栽前要有照片、移栽的过程中要有照片、移栽完成后要有照片，这些照片是帮助公司以后的结算审核人员认可现场确实发生了这件事。
项目部的商务人员则需要在你移栽前、移栽过程中、移栽后查看你具体移栽的情况。”
刚才提问的劳务队伍继续提问道：“以前商务没有组织过这样的会议，也未对签证的时效性和商务部人员对签证的参与程度，提出过像今天这么非常明确的要求。
我想知道的是，对于今天之前已经发生的签证，我们要如何办理？难道就都不认了吗？”
张云青解答道：“对于今天开会之前已经发生的签证，我们是认可的。但不是无限期地认可的。从今天起十五天之内，请大家对前面已经发生的签证，形成书面的确认签证内容，请生产的现场相关人员审核确认后，由生产的人员转交到项目部的商务主管于丹珍那里审核确认。
如果在十五天之后还没有申报进行审核的，商务部则认为在今天开会之前没有产生过需要办理签证的事件。”
“如果你们项目部的现场生产人员就是不签字确认，又如何办理呢？”
张云青继续解答道：“首先这种极端情况是不容易发生的，请大家放心。毕竟每一个上班的同事，都是有较高的职业操守的。
其次是，很不幸地就是发生了生产人员拒绝签认的情况时，而你的签证又是确实真实发生了的情况下，你可以直接拿着书面的签证资料找商务主管于丹珍，请她帮助你协调项目部的相关人员和你们一起协商、讨论、审核你的签证资料。”
张云青继续讲解道：“第四条，关于结算的。
关于对下的结算，公司的标准范本合同有一些比较重要的约定。
一、是必须等待对上结算完成才能办理对下结算的书面确认手续。
这一点，在我们开这个会议之前，我们内部开了一个内部合同交底会，经过了充分的讨论，并且形成了讨论的结果。
在这个会议上，正好宣布给大家，在今后的结算工作中遵照执行。
我们对下结算这件事情上仍然执行必须等待对上结算完成才能办理对下结算的书面确认手续。
但是，大家知道的，对上结算完成有的少则要等一年，多的等两年、三年也是有。
这样的话给我们的对下结算审核办理工作带来极大的不方便和不确定性。
所以，以后对下的结算，在工程整体竣工验收后，就启动对下结算办理的审核工作。
也就是说，工程整体验收后，下包队伍就可以正常地申报你的结算，项目部就安排人手开始着手审核你的结算申报文件。
这里还要说明一点的是，我们对上结算一般会要求整体竣工验收后三个月内必须上报出去。
如果哪家下包队伍的结算申报在这个时间内没有把你的结算报给项目部，导致我们对上结算申报时，与你相关的部分漏报了，少报了，则后果要由相关的下包队伍承担实际损失的结果。
因为公司的对下结算约定中，有一条特别注明了一条，是对下的结算工程量不得超过对上审核竣工结算的工程量。
二、是下包队伍的结算申报不得恶意申报。
所谓的恶意申报是特指：
1、完成100平方米铺装的，你申报完成120平方米铺装；
2、由别的队伍完成的工程量，你在自己的结算里申报，影响别人的结算申报；
3、甚至项目上根本都没有发生过的项目，你把他作为结算申报上来。
对于这些恶意申报的队伍，我们会在完工履约评价文件中给予注明。
一般情况下，被注明三次，就会被列入公司的黑名单供应商库，以后不得再参与西方建筑的招标。”